Guide til bruk av e-post-lister hos Radio Nova
E-postlister er et praktisk verktøy for folk som vil nå alle i en redaksjon via en enkelt mailaddresse. Infomailen til Radio Nova sendes for eksempel ut via en slik liste. Denne listen skal alle aktive medlemmer av Radio Nova være påmeldt. En e-post-liste kan ha forskjellige nivåer av sikkerhet for å sile vekk uønskede henvendelser. Noen lister er satt opp til å kun fungere som intern kommunikasjon mellom medlemmene av listen, mens andre lister kan være helt åpne, slik at hvem som helst kan sende en mail og nå alle medlemmer av listen.
Alle redaksjoner kan få en egen e-postliste. Det er hovedsaklig redaksjonsleder som skal administrere en slik liste, men redaksjonsleder kan gi tilgang til andre medlemmer av listen hvis det skulle være behov for det.
Slik starter man å bruke en e-post-liste
Dersom du er usikker på om redaksjonen din har en e-postliste, kan du kontakte teknisk sjef for å få hjelp til å undersøke saken. Teknisk sjef kan gjenopplive en gammel liste, eller lage en ny. Send en mail til teknisksjef@radionova.no, eller huk tak i teknisk sjef i gangene en dag det passer seg.
Det er en komplett liste over alle eksisterende e-postlister for Radio Nova på lister.radionova.no.
Hvordan administrere lister
Klikk på navnet til listen du vil gjøre noe med. Da kommer du inn på en side for enkel påmelding av e-post-addresser til listen. Hvis du blar deg nederst på siden, vil du se hvem som administrerer listen. Trykk på «<Listenavn> administrative interface». Da blir du ført videre til en innloggingsside for administratoren av listen. Her fyller du inn listens passord. Hvis du ikke har passordet, kan du høre med forrige redaksjonsleder. Dersom dette er glemt kunnskap, kontakt teknisk sjef.
Når du kommer inn på listeadministrasjonssiden, er det mange ting du kan velge å endre på. Mange av punktene er selvforklarende, men vi kan gå gjennom de viktigste. De funskjonene vi skal endre på, ligger under «Configuration categories»
Endre administrativt passord for listen
Trykk på «Passwords». Fyll inn nytt passord to ganger på «Enter new administrator password» og «Confirm administrator password». Klikk deretter på «Submit your changes». Listen vil nå bare fungere med det nye administratorpassordet du har valgt. Unntakene er EDB og Dagtid; disse gruppene med mennesker har tilgang til å hjelpe andre med listeadministrasjon om det skulle være nødvendig.
Melde av medlemmer
Klikk på «Membership Management…». Da får du opp en liste over de som er medlem av listen. Under den første kolonnen, der det står «Unsub», er det en rekke avkrysningsbokser foran navnene til alle medlemmene. Kryss av i boksen som står foran navnet til medlemmet du vil melde av listen. Bla nedover på siden, og klikk på «Submit your changes». Medlemmet du krysset av på er nå meldt av listen.
Melde på medlemmer
Klikk på «Membership Management…», deretter «Mass subscription», som ligger rett under «Membership Management». Huk av for hva du vil at skal skje med de nye medlemmene. Skal de inviteres til å melde seg på, eller skal de meldes rett på? Skal de få en automatisk generert velkomstmelding? Skal listens eier (den som står oppført som listens administrator og eier) få en epost som bekrefter at de nye medlemmene er påmeldt?
Fyll deretter inn mailaddressene til de du vil melde på i boksen under. Fyll inn en addresse per linje. Når du har fylt inn alle addressene, bla nedover på siden og trykk «Submit your changes».
Endre liste-administrator
Klikk på «General Options». Andre bolk under «General list personality» bestemmer hvem som er liste-administrator(er). Fjern gamle administratorer, og legg inn ny(e) addresse®. En addresse per linje. Bla nederst på siden, og klikk på «Submit your changes».
Sikkerhetstiltak for listen
-En liste kan være helt åpen for alle, med åpent arkiv på nett som hvem som helst kan gå inn og se på meldinger i. Alle kan sende mail til listen.
-En liste kan være utelukkende for intern kommunikasjon. Man kan da be listen om å fange innkommende mail i et filter, hvor en moderator (som regel listeadministrator) må godkjenne eller forkaste mail som kommer. Man kan velge å be filtret om å ikke stoppe mail fra medlemmer.
-En liste kan ha en kombinasjonsløsning.
